Whistleblowing: l'Italia recepisce la Direttiva europea. Ecco le principali novità e requisiti

Whistleblowing: la nuova normativa^[1] prevede importanti cambiamenti che impongono alle aziende di creare nuovi canali di segnalazione o di aggiornare quelli esistenti.

CHE COSA DEVONO SAPERE LE AZIENDE OPERANTI IN ITALIA?

Le aziende operanti in Italia devono disporre di canali di segnalazione di violazioni adeguati sia per evitare sanzioni sia per mitigare il rischio che una segnalazione venga fatta all’esterno. Il Decreto, infatti, introduce il diritto del whistleblower di segnalare all’Autorità Nazionale Anticorruzione (“ANAC”) se, ad esempio, l’azienda non organizza un canale di whistleblowing rispondente ai requisiti di legge o in caso di rischio di ritorsioni. L’ANAC ha quindi il diritto di indagare sul comportamento oggetto della segnalazione o di inoltrare la segnalazione alle autorità amministrative o giudiziarie competenti che si occuperanno delle indagini necessarie.

QUALI SONO LE AZIENDE INTERESSATE?

Sono tenute a rispettare le disposizioni del Decreto le società pubbliche e private che:

• nell’ultimo anno hanno avuto in media almeno 50 dipendenti con contratto di lavoro a tempo indeterminato o determinato;
• operano in determinati settori (es. servizi, prodotti e mercati finanziari, prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, sicurezza dei trasporti e tutela dell’ambiente);
• hanno adottato un modello di organizzazione, gestione e controllo ai sensi del Decreto Legislativo 231/2001 (noto come “Modello 231“).

CHI SI QUALIFICA COME “WHISTLEBLOWER”?

Il Decreto fornisce un’ampia definizione di “whistleblower”, categoria che comprende i dipendenti, i lavoratori autonomi, i consulenti, i volontari, gli stagisti, gli azionisti e i soggetti dotati di poteri di direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.

Inoltre, possono essere whistleblower anche le persone nella fase di assunzione o di trattativa contrattuale e nei periodi di prova e gli ex dipendenti. Questi ultimi possono segnalare casi appresi nel corso del rapporto di lavoro.

QUALI TIPI DI VIOLAZIONI POSSONO ESSERE SEGNALATE DAI WHISTLEBLOWER?

Le violazioni che i whistleblower del settore privato possono segnalare sono le seguenti:

• violazioni della normativa dell’UE, nonché delle corrispondenti disposizioni italiane di attuazione in specifici ambiti (ad esempio appalti pubblici, privacy, concorrenza, tutela dei consumatori, questioni fiscali, tutela dell’ambiente, servizi finanziari, prevenzione del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo, interessi finanziari dell’UE);
• i reati che possono comportare la responsabilità dell’ente ai sensi del D.Lgs. 231/2001, nonché le violazioni del Modello 231.

COME SI POSSONO SEGNALARE LE VIOLAZIONI?

Il Decreto ha introdotto tre diverse modalità di segnalazione di potenziali violazioni: i canali di segnalazione interni, i canali di segnalazione esterni e la comunicazione al pubblico.

In ogni caso, i canali di segnalazione interni ed esterni devono garantire la riservatezza sull’identità dei segnalanti e di qualsiasi altra persona coinvolta e sui contenuti delle segnalazioni.

Qualsiasi trattamento di dati personali relativo a una segnalazione deve essere effettuato in conformità al GDPR e alla normativa italiana in materia di protezione dei dati (ad esempio – per quanto riguarda il principio di minimizzazione – le norme sulle limitazioni all’esercizio dei diritti dell’interessato, le informazioni da fornire all’interessato ai sensi delle sezioni 13 e 14 del GDPR, i principi di privacy by design e by default).^[2]

1.      CANALE DI SEGNALAZIONE INTERNO

La nuova normativa whistleblowing stabilisce l’obbligo per le aziende, sentiti i sindacati, di istituire un canale di segnalazione interno che può essere gestito internamente da una persona o da un dipartimento designato o esternamente da terze parti competenti, compresi gli studi legali. La nomina di avvocati esterni per indagare sulle segnalazioni può avere il vantaggio, in alcune circostanze, di proteggere i risultati delle indagini con il privilegio legale.

Il canale prevede la possibilità di effettuare le segnalazioni per iscritto o oralmente e anche, su richiesta del segnalante, attraverso un incontro diretto.

La persona o l’ufficio designato a ricevere le segnalazioni deve:

• confermare la ricezione della segnalazione al segnalante entro sette giorni dal ricevimento;
• comunicare con il segnalante per richiedere ulteriori informazioni, se necessario;
• valutare la segnalazione e indagare sui comportamenti segnalati;
• fornire un riscontro al segnalante entro tre mesi dalla conferma della ricezione.

Ai sensi del Decreto, le società con un massimo di 249 dipendenti possono condividere i canali interni di segnalazione e le risorse dedicate alla valutazione e all’indagine delle segnalazioni con le holding e le altre società del gruppo.

Che cosa prevede la normativa per le multinazionali organizzate a livello di holding

Il Decreto cita esplicitamente la possibilità di utilizzare canali di segnalazione condivisi solo per le società con un massimo di 249 dipendenti. La Commissione UE ha precedentemente affermato che in questa situazione, se i canali di segnalazione sono organizzati a livello di holding, una controllata può beneficiare della capacità investigativa della controllante o di altre società del gruppo, a condizione che, i:

• i canali di segnalazione esistano e rimangano comunque disponibili a livello di società controllata;
• il whistleblower sia chiaramente informato che una persona/un dipartimento designato della controllante sarà autorizzato ad accedere alla segnalazione e che il whistleblower abbia il diritto di opporsi e di chiedere che la condotta segnalata sia indagata solo a livello locale;
• qualsiasi altra misura di follow-up adottata e il feedback al segnalante siano dati dalla società controllata.

Pertanto, un gruppo multinazionale può prendere in considerazione la possibilità di nominare un responsabile locale delle segnalazioni presso una filiale italiana con un massimo di 249 dipendenti o un ufficio esterno locale per mantenere la comunicazione con i segnalanti e salvaguardare i loro diritti a livello locale. Le filiali con 250 o più dipendenti devono implementare canali di segnalazione dedicati.

CANALE DI SEGNALAZIONE ESTERNO

Uno dei cambiamenti più significativi introdotti dal Decreto è la possibilità per i whistleblower di segnalare potenziali violazioni direttamente all’ANAC, che ha il potere di condurre indagini sui comportamenti segnalati:

• se l’azienda non ha istituito canali interni di segnalazione conformi al Decreto;
• quando una segnalazione non è stata riscontrata;
• quando il whistleblower ha ragionevoli basi per credere che la segnalazione interna possa comportare rischi di ritorsione;
• quando la segnalazione interna può innescare un pericolo imminente per l’interesse pubblico.

L’ANAC ha inoltre la facoltà di presentare segnalazioni alle autorità amministrative/giudiziarie per le violazioni che rientrano nelle rispettive competenze. In questi casi, le autorità competenti svolgeranno le indagini.

Le linee guida per l’utilizzo del canale di segnalazione esterna saranno pubblicate dall’ANAC entro tre mesi dall’entrata in vigore del Decreto.

È importante sottolineare che la relazione illustrativa che accompagna il Decreto specifica che oltre all’ANAC, anche l’Autorità Garante della Concorrenza e del Mercato (“AGCM”) sarà responsabile del canale di segnalazione esterna relativo alle violazioni antitrust. A questo proposito vale la pena ricordare che l’AGCM ha già introdotto, nel febbraio 2023, una specifica piattaforma di whistleblowing, seguendo le best practice della Commissione Europea e di numerose autorità nazionali garanti della concorrenza. In questo modo il whistleblower a conoscenza di violazioni delle norme sulla concorrenza potrà interagire direttamente con gli uffici investigativi in forma anonima.

DIVULGAZIONE AL PUBBLICO

A determinate condizioni, il Decreto offre ai whistleblower la possibilità di divulgare pubblicamente le potenziali violazioni che intendono segnalare.

In particolare, questa opzione può essere utilizzata quando:

• il whistleblower ha già effettuato una segnalazione interna/esterna, ma non sono state intraprese azioni di follow-up adeguate;
• la violazione in questione può costituire un pericolo imminente o manifesto per l’interesse pubblico;
• il whistleblower ha una ragionevole base per credere che la segnalazione esterna possa essere inefficace o che ci possa essere il rischio di ritorsioni.

QUALI TUTELE SONO PREVISTE PER I WHISTLEBLOWER?

Le aziende devono essere consapevoli che il Decreto prevede una serie di misure di protezione per coloro che segnalano potenziali violazioni.

Questa protezione è estesa ad altri soggetti collegati ai whistleblower, ossia:

• i facilitatori, ossia le persone che assistono i whistleblower nel processo di segnalazione e che operano nello stesso ambiente di lavoro;
• i colleghi e i parenti dei whistleblower;
• le società di cui i whistleblower sono proprietari, per cui lavorano o con cui sono altrimenti collegati.

In questo contesto, è richiesto alle aziende di chiarire all’interno dell’organizzazione che sono vietate misure di ritorsione^[3] nei confronti delle persone segnalanti e soggetti collegati; in caso di lamentata ritorsione, incombe sul datore di lavoro l’onere di dimostrare che le misure adottate nei confronti di un whistleblower non sono determinate dalla segnalazione effettuata.

I whistleblower possono segnalare eventuali misure di ritorsione all’ANAC, che le inoltrerà all’Ispettorato Nazionale del Lavoro (ITA).

QUANDO L’ANAC PUÒ IMPORRE SANZIONI?

L’ANAC ha la facoltà di imporre sanzioni pecuniarie nei confronti di società e persone fisiche da 10.000 a 50.000 euro nei casi di ritorsione nei confronti dei whistleblower e/o di persone ad essi collegate, nei casi di ostacolo o tentativo di ostacolo alla segnalazione del whistleblower, nei casi di violazione dell’obbligo di riservatezza, nei casi di mancata implementazione dei canali interni di segnalazione o di mancata adozione di procedure per la loro gestione in conformità al Decreto, nonché nei casi di valutazione e revisione delle segnalazioni ricevute e di diligente follow-up delle stesse.

Inoltre, l’ANAC può comminare ai whistleblower sanzioni pecuniarie da 500 a 2.500 euro nel caso in cui la segnalazione si riveli diffamatoria o calunniosa.